Uğur & Gög Hukuk Bürosu Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası

Politikanın hazırlanmış olduğu Türkçe dilindeki hali ile herhangi bir çeviri hali arasında bir uyuşmazlık çıktığı hallerde, Türkçe metni dikkate alınmalıdır.

Copyright© İşbu belgenin fikri hakları Av. Halil Uğursevenler ile Av. Sevda Gög’e aittir. İşbu belge, sahiplerinin yazılı izni olmaksızın kullanılamaz.

I.BÖLÜM 1– GİRİŞ

I.1Giriş

Kişisel verilerin korunması, Uğur&Gög Hukuk Bürosu’nun en önemli öncelikleri arasında olup, bu hususta yürürlükte bulunan tüm mevzuata uygun davranmak için azami özen ve gayret gösterilmektedir. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikamız (“Politika”) çerçevesinde Hukuk Büromuz tarafından gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerinin yürütülmesinde benimsenen ilkeler ve Hukuk Büromuzun veri işleme faaliyetlerinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (“Kanun”) yer alan düzenlemelere uyumu bakımından prensipler açıklanmaktadır. Politikamız ile birlikte Kanun tarafından aranan şeffaflık ve bilgilendirme yükümlülüklerimiz de yerine getirilmektedir.  Öncelikle ve önemle belirtilmesi gereken husus, faaliyetlerimiz çerçevesinde edindiğimiz kişisel verilerin güvenliği birincil önceliğimizdir.

I.2Kapsam

Bu Politika; Hukuk Büromuz çalışanları haricindeki kişilerin hizmetlerimiz kapsamında zaruri olarak edinilen ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olan veya olmayan yollarla edinilen ve işlenen tüm kişisel verilere ilişkindir.

Çalışanlarımızın kişisel verilerinin korunmasına ilgililerle akdettiğimiz iş sözleşmeleri ve diğer anlaşmalar ile işleme politikaları bireysel olarak belirlenmektedir. 

Hukuk Büromuzun çalışan adaylarına veya eski çalışanlarına yönelik gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerinin detaylarına işbu belgeden ulaşabilirsiniz.

I.3Politika’nın ve İlgili Mevzuatın Uygulanması

Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda yürürlükte bulunan mevzuat öncelikle uygulama alanı bulacaktır. Yürürlükte bulunan mevzuat ve Politika arasında uyumsuzluk bulunması durumunda, Hukuk Büromuz yürürlükteki mevzuatın geçerli olacağını kabul etmektedir. Politika, mevzuatın Hukuk Büromuz işleyişi kapsamında özelleştirilmesidir. İşbu Politika’nın yürürlük tarihi 01.01.2019’dur. İşbu Politika, Hukuk Büromuzun internet sitesinde kişisel veriler ile ilgili ayrılmış özel alanda kolay ulaşılabilir şekilde yayımlanır ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur.

II.BÖLÜM 2 – KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR

2.1.Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması

Hukuk Büromuz Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerde meydana gelebilecek güvenlik eksikliklerini önlemek için, korunacak verinin niteliğine göre gerekli tedbirlerini almaktadır. Bu kapsamda Şirketimiz, Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından yayımlanmış olan rehberlere uygun olarak gerekli güvenliği sağlamak amacıyla teknik ve idari tedbirleri almakta, denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır.

2.2.Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması

Mevzuat tarafından bir kısım kişisel veriler özel nitelikli veri olarak nitelendirilmiştir.  Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.

Hukuk Büromuz tarafından, Kanun ile “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında daha yüksek ihtimam göstermektedir.

2.3.Farkındalığın Yükseltilmesi

Hukuk Büromuz, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve kişisel verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için bünyesinde gerekli eğitimleri vermektedir. 

İhtiyaç duyulması ve teknik bilgi gerektiren konularda ehil danışmanlardan hizmet alınmaktadır.

III.BÖLÜM 3 – KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR

3.1.Kişisel Verilerin Mevzuatta Öngörülen İlkelere Uygun Olarak İşlenmesi

3.1.1.Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme

Hukuk Büromuz kişisel verilerin işlenmesinde ulusal ve mukayeseli hukukta kabul gören ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Bu çerçevede, kişisel veriler Hukuk Büromuzun iş faaliyetlerinin gerektirdiği ölçüde ve bunlarla sınırlı olarak işlenmektedir.

3.1.2.Güncellik

Hukuk Büromuz kişisel verilerin işlendiği süre boyunca doğru ve güncel olması için gerekli önlemleri almakta ve belirli sürelerle kişisel verilerin doğruluğunun ve güncelliğinin sağlanmasına ilişkin gerekli işlemler yapılmaktadır.

3.1.3.Meşru  Amaçlarla  İşleme

Hukuk Büromuz kişisel verileri yalnızca takip ettiği iş ve işlemler kapsamında işlemektedir. Mevzuat gereği Hukuk Büromuz reklam ve tanıtım faaliyetleri yapmamaktadır. 

3.1.4.Sınırlı ve Ölçülülük

Hukuk Büromuz kişisel verileri yalnızca iş faaliyetlerinin gerektirdiği nitelikte ve ölçüde toplamakta olup belirlenen amaçlarla sınırlı olarak işlemektedir.

3.1.5.Muhafaza Süresi

Hukuk Büromuz, kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili faaliyetin tabi olduğu yasal mevzuatta öngörülen minimum süre kadar muhafaza etmektedir. Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen imha yöntemleri (silme ve/veya yok etme ve/veya anonimleştirme) ile imha edilmektedir.

3.2.Kişisel Verilerin İşlenme Şartları

Kişisel veri sahibinin açık rıza vermesi haricinde kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabileceği gibi birden fazla şart da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilmektedir. 

i.Açık Rıza

Kişisel verilerin işlenme şartlarından en önemlisi veri sahibinin açık rızasıdır. Kişisel veri sahibinin açık rızası belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı olarak ve özgür iradeyle açıklanmalıdır.

Aşağıda yer alan kişisel veri işleme şartlarının varlığı durumunda veri sahibinin açık rızasına gerek kalmaksızın kişisel veriler işlenebilecektir.

ii.Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi

Veri sahibinin kişisel verileri, kanunda açıkça öngörülmekte ise diğer bir ifade ile ilgili kanunda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde işbu veri işleme şartının varlığından söz edilebilecektir.

iii.Fiili İmkansızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması

Fiili imkansızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

iv.Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması

Veri sahibinin taraf olduğu bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde işbu şart yerine getirilmiş sayılabilecektir.

v.Hukuk Büromuzun Hukuki Yükümlülüklerini Yerine Getirmesi

Hukuk Büromuzun hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri   işlenebilecektir. 

vi.Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi

Veri sahibinin, kişisel verisini alenileştirmiş olması halinde ilgili kişisel veriler alenileştirme amacıyla sınırlı olarak     işlenebilmektedir.

vii.Bir  Hakkın Tesisi veya Korunması Amacıyla

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

viii.Hukuk Büromuzun Meşru Menfaati

Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Hukuk Büromuzun, Avukat Halil Uğursevenler ve Av. Sevda Gög’ün meşru menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

3.3.Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

Özel nitelikli kişisel veriler Hukuk Büromuz tarafından, işbu Politika’da belirtilen ilkelere uygun olarak ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirleyeceği yöntemler de dahil olmak üzere gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınarak ve aşağıdaki şartların varlığı halinde işlenmektedir:

(i)Sağlık ve cinsel hayat dışında kalan özel nitelikli veriler,   

kanunlarda açıkça öngörülmesi diğer bir ifade ile ilgili faaliyetin tabi olduğu kanunda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde veri sahibinin açık rızası aranmaksızın işlenebilecektir. 

(ii)Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, 

kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir. 

3.4.Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması

Aydınlatma Yükümlülüğümüz kapsamında Hukuk Büromuz, kişisel verilerin veri sorumlusu olarak kim tarafından, hangi amaçlarla işlendiği, hangi amaçlarla kimlerle paylaşıldığı, hangi yöntemlerle toplandığı ve hukuki sebebi ve veri sahiplerinin kişisel verilerinin işlenmesi kapsamında sahip olduğu hakları konusunda ilgili kişileri bilgilendirmektedir.

3.5.Kişisel Verilerin Aktarılması

Hukuk Büromuz, hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini alarak kişisel veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere (üçüncü kişi şirketlere, resmi ve özel mercilere, üçüncü gerçek kişilere) aktarabilmektedir. Hukuk Büromuz bu doğrultuda Kanun’un 8. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir. 

Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel veri sahibinin açık rızası olmasa dahi aşağıda belirtilen şartlardan bir ya da birkaçının mevcut olması halinde Hukuk Büromuz tarafından gerekli özen gösterilerek ve gerekli tüm güvenlik önlemleri alınarak kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılabilecektir.

•Kişisel verilerin aktarılmasına  ilişkin ilgili  faaliyetlerin  kanunlarda  açıkça  öngörülmesi,

•Kişisel verilerin Hukuk Büromuz tarafından aktarılmasının bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması,

•Kişisel verilerin aktarılmasının Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,

•Kişisel verilerin veri sahibi tarafından alenileştirilmiş olması şartıyla, alenileştirme amacıyla sınırlı bir şekilde Hukuk Büromuz tarafından aktarılması,

•Kişisel verilerin aktarılmasının Hukuk Büromuz veya veri sahibinin veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,

•Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Hukuk Büromuzun meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı faaliyetinde bulunulmasının zorunlu olması,

•Fiili imkansızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünü koruması için zorunlu olması.

Yukarıdakilere ek olarak kişisel veriler, Kurul tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere (“Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke”) yukarıdaki şartlardan herhangi birinin varlığı halinde aktarılabilecektir. Yeterli korumanın bulunmaması durumunda ise mevzuatta öngörülen veri aktarım şartları doğrultusunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve Kurul’un izninin bulunduğu yabancı ülkelere (“Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke”) aktarılabilecektir.

IV.BÖLÜM 4 –  Hukuk Büromuzun Veri İşleme Amaçları

Hukuk Büromuz nezdinde, Kanun’un 10. Maddesi ve ikincil mevzuat uyarınca ilgili kişiler bilgilendirilerek, Şirketimizin kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, Kanun’un 5. ve 6. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından en az birine dayalı ve sınırlı olarak, başta kişisel verilerin işlenmesine ilişkin Kanun’un 4. Maddesinde  belirtilen ilkeler  olmak üzere Kanun’da belirtilen genel ilkelere uygun bir şekilde kişisel veriler işlenmektedir.

V.BÖLÜM 5 – KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI

Hukuk Büromuz, kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili faaliyetin tabi olduğu yasal mevzuatta öngörülen minimum sürelere uygun olarak muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Hukuk Büromuz öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmaktadır. Yasal bir süre mevcut değil ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır. Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen imha yöntemleri (silme ve/veya yok etme ve/veya anonimleştirme) ile imha edilmektedir. Veri kontrolleri, 3’er aylık periyotlarla yapılmaktadır. 

İşbu Politika ve Kişisel Verileriniz ile ilgili +90 212 292 91 58 numaralı telefondan veya www.ugur-gog.com uzantılı Hukuk büromuzun Web Sitesinden ya da İstiklal Caddesi Topbaş İş Hanı K:5 D:16 Taksim, 34433 Beyoğlu - İstanbul adresine bizzat veya yetkili vekilinizin başvurusu halinde bilgi alabilirsiniz. Hukuk Büromuzun kişisel verilere ilişkin yetkilisi ve temsilcisi Av. Halil Uğursevenler’dir.